Última actualización Enero 2022
Definición
El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento. Es el documento más común dentro de la correspondencia administrativa y, por tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración.
Según el destinatario o destinataria, el oficio puede ser de dos tipos: interno, cuando está dirigido a otro organismo administrativo; o externo, cuando está dirigido a una persona física o jurídica. En el primer caso, el oficio se dirige a órganos o unidades administrativas sin dependencia jerárquica, por lo que debe diferenciarse de la "nota interior", utilizada para la comunicación entre órganos o unidades dependientes de un mismo órgano superior.
Criterios de uso
La redacción sigue una estructura fija y se caracteriza porque:
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Tiene un carácter estrictamente oficial y un tono formal, neutro, objetivo e impersonal.
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Tiene un contenido muy concreto, trata un solo tema referido al expediente en el que se integra.
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Se suelen utilizar párrafos breves.
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Se utiliza la primera persona del presente de indicativo para el emisor (comunico, solicito) y la tercera personal del singular (usted) o la segunda persona del plural (vosotros/as) para los y las destinatarias.
Expresiones frecuentes
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De acuerdo con…
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En respuesta a su escrito…
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En relación a…, le comunico que…
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Se envía, adjunto, el informe…
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De acuerdo con lo dispuesto en el art….de…, le comunico…
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Se envía, para su conocimiento…
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Para su conocimiento y a los efectos que corresponda, le envío…
Estructura - Esquema
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CABECERA Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el oficio, utilizando el logotipo institucional de la UGR con gradación. Respetar el Manual de identidad visual corporativa de la Universidad de Granada Dejar la esquina superior derecha despejada para la colocación del sello de registro |
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IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA DESTINATARIA Se debe identificar al destinatario o destinataria del oficio, haciendo constar su nombre, apellidos, cargo (si lo tiene) y órgano/servicio/entidad. En el caso de oficios de carácter interno, hay que dirigirlos al cargo del órgano administrativo o directamente al órgano. |
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO En este apartado se indicará el número de oficio (opcional) y el asunto del mismo o el expediente administrativo de referencia. |
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FÓRMULA DEL SALUDO Solo se utiliza para las comunicaciones oficiales externas, empleando el tratamiento de Señor/ Señora. |
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CUERPO Si la comunicación es breve, el cuerpo puede constar de un solo párrafo. En cambio, si es larga, es conveniente estructurar la información en diversos párrafos y ordenarlos de manera lógica: con una introducción donde se presenta el motivo del oficio, una explicación de los hechos y una conclusión donde se formula una petición a la persona destinataria o se sintetiza el motivo de la comunicación. |
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FÓRMULA DE DESPEDIDA No se utiliza para los oficios internos. En los externos tampoco se suele utilizar pero cuando se hace suele ser formal, como por ejemplo “Atentamente”. |
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FIRMA Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio reservado al efecto. En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su nombre y sus apellidos y, por último, la rúbrica. |
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LUGAR Y FECHA En caso de firma electrónica, no se debe incluir esta información en el documento. Localidad y fecha: Día (en cifras), el mes (en letras) y el año (con cuatro cifras) |
Ejemplos
* Los datos recogidos en los ejemplos son ficticios
Descarga plantillas
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